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17 janvier 2022
Compétences Opinions

7 clés pour une gestion de projet réussie, dans un environnement contraignant

Selon le Project Management Institute, un projet est une activité temporaire ayant une date de début et de fin. Par exemple la construction d’une nouvelle route ou d’un nouveau stade. Chaque projet est composé d’une série de tâches qui ont en définitive un seul et même objectif : celui de fournir tous les livrables contractuels. Celles-ci sont soumises à des conditions, notamment de temps, de personnes et de ressources dont il est nécessaire pour réaliser le projet.

Ce postulat étant posé, il convient de lever un pan de voile sur les clés de la réussite d’une gestion réussie surtout dans les environnements contraignants impliquant des parties prenantes aux composantes culturelles divergentes ou simplement par le manque de culture projet dans son ensemble.

Selon le Project Management Institute, seuls 26% de tous les projets réussissent. Cela signifie que la plupart des projets échouent : ils ne sont pas finis à temps, dépassent leur budget ou n’obtiennent pas le résultat final escompté. Nombre de ces échecs peuvent être attribués à une mauvaise gestion du projet.

Pour être tout à fait clair, nous ne parlons pas de mauvais chefs de projet. La plupart du temps, les problèmes viennent d’un manque d’organisation, de mauvais outils ou de communication. En se basant sur les problèmes très souvent rencontrés, voici une liste non-exhaustive de sept clés qui peuvent conduire à une meilleure gestion si ce n’est la réussite des projets en environnement contraignant :

 

  1. Maîtriser la communication

Nous sommes tous d’accord pour dire que partager les informations et les connaissances de façon proactive est essentiel pour n’importe quel projet, n’est-ce pas ? Malgré cela, il s’avère que le manque de communication est la raison principale pour laquelle les projets n’obtiennent pas les résultats espérés ou échouent tout simplement.

Une mauvaise communication peut avoir de nombreuses causes : la barrière de la langue, des traits de personnalité qui ne collent pas, l’environnement de travail, des moyens de communication défaillants… Les conséquences possibles sont tout aussi multiples : attentes différentes et par conséquent déception, incompréhension, problèmes de susceptibilité, stress inutile à cause d’un manque de vision d’ensemble, requêtes de dernière minute et travail précipité.

Maîtrise la communication entre toutes les parties prenantes c’est réduire les risques d’échec du projet car n’oublions pas et il tient lieu de le rappeler ici qu’un chef de projet doit consacrer 80% de sont temps à la communication.

  1. Planifier, car Prévoir c’est réussir

Quand un projet important arrive sur la table, le premier réflexe de plusieurs personnes consistent à s’y plonger immédiatement et de commencer à réunir ce dont ils ont besoin. Planifier est souvent vu comme une activité de second plan, comme quelque chose qui doit être fait mais qui n’apporte pas de valeur ajoutée.

Cependant, ne pas définir correctement le périmètre, les responsabilités et le calendrier d’un projet est un moyen sûr d’avoir de sérieux problèmes par la suite. Sans un bon plan, on risque un manque de soutien, de ressources et de temps, ainsi que des délais non respectés et des collègues ou des clients en colère.

  1. Eviter de se perdre dans les détails en allant à l’essentiel

Le diable est dans les détails. Il faut privilégier la clarté aux détails. Il faut donc être précis et concis ce qui constituerait un gain de temps notable pour toutes les parties prenantes.

  1. Suivre et contrôler  

Bon, admettons que nous avons commencé notre projet et créé un calendrier parfaitement organisé… le problème est qu’ensuite, il n’est que très rarement mis à jour ou que très rarement. Pour être sûr que tout se déroule comme prévu, il faut procéder à des vérifications régulières et faire des changements quand c’est nécessaire. Cela signifie également faire des contrôles systématiques avec l’équipe pour voir comment éviter que les choses ne ralentissent. Anticiper aussi c’est prévoir.

  1. Gérer les risques est primordial

Parce que chaque projet est unique, il y a toujours des imprévus. Qualifier et quantifier cette imprévisibilité et anticiper de façon proactive les facteurs qui pourraient mal se passer et comment y répondre le cas échéant se nomme la « gestion des risques »

  1. Gérer les variations au périmètre du projet

Voici un scénario classique : le propriétaire du projet demande un « petit changement » ou un « petit ajout » au cahier des charges. Tellement petit, en fait, qu’ils ne s’attendent pas à ce que le budget ou le calendrier en soit affecté. Est-ce vrai ? Pas du tout !

Chaque projet est un équilibre de coût, de temps, de performance, de qualité et de risque. Le perturber est presque toujours néfaste pour le projet et ses résultats. En tant que chef de projet, il est de votre devoir de maintenir cet équilibre et de faire remarquer à tous les partis quand ils le mettent en danger.

  1. Gérer les conflits

Très souvent tes tensions / conflits existent entre les parties prenantes, ce qui peut perturber le bon déroulement d’un projet. Savoir gérer les conflits entre les ressources est aussi une clé de réussite d’un projet en environnement.

Voici passés très rapidement au crible de l’analyse quelques clés de réussites d’un projet en environnement contraignant. In fine, ce qui est important ce n’est pas l’environnement en soi, mais la culture des organisations face à la gestion de projet et la capacité des chefs de projets déployer ladite culture.

 

A propos de l’auteur :

Julio Djami est le CEO de JD Consulting, un cabinet de conseils spécialisé dans le management de projets internationaux, basé à Paris et opérant dans le monde entier. Expert certifié PMP, Julio prend régulièrement la parole dans les médias, pour partager sa vision de la pratique du métier et décrypter les enjeux liés à l’évolution de cette profession.

 

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